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Keine Bilder? Webversion  Als Spezialist für mobile Lösungen unterstützt syfex Firmen jeder Grösse und Branche, ihre Geschäftsabläufe zu optimieren und so Kosten- und Qualitätsvorteile zu erzielen.
Digitalisierung von Rapporten und Zeiterfassung
Keine Branche bleibt davon verschont! Die digitale Transformation ist in vollem Gange und Grosskonzerne setzen bereits erfolgreich neue digitale Lösungen ein. Auch viele kleinere und mittlere Unternehmen haben die Chancen erkannt, denn die Digitalisierung wartet auf kein Unternehmen. Wer fit und erfolgreich sein will, muss bereit sein, sich zu verändern.   Schrittweise DigitalisierungViele kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass ihre manuellen Prozesse einen hohen Aufwand verursachen. Dies wird umso deutlicher, wenn sich ein Unternehmen in einer Wachstumsphase befindet. Die Einführung einer Komplettlösung bedeutet jedoch erst einmal eine hohe Investition. Darüber hinaus sollte man genau wissen, wo man in Zukunft hin will – denn nur so kann die ausgewählte Lösung auch zukünftige Bedürfnisse abdecken. Digitalisierung verläuft nicht immer nach dem Alles-oder-Nichts-Prinzip. Sie kann auch in kleineren Schritten vollzogen werden. Dafür werden jeweils die Prozessschritte digitalisiert bei denen der grösste Nutzen erzielt werden kann. Dies bringt einige Vorteile mit sich. So kann die Digitalisierung mit geringem Aufwand vorangetrieben werden und die Mitarbeiter können schrittweise an die neuen Abläufe herangeführt werden. Zudem entfallen die hohen Anfangsinvestitionen.
Einfach gesagt lässt sich im Sinne einer Optimierung (80/20-Regel) mit geringen Investitionen schon ein beträchtlicher Anteil an Digitalisierung umsetzen. Dennoch kann damit bereits eine hohe Effizienzsteigerung erreicht werden: Sinkende Prozesskosten Mehr Informationen Kurze Reaktionszeiten Neue Marktchancen Wichtig ist es, die Abläufe mit dem grössten Potential zu identifizieren. In erster Linie soll hinterfragt werden, welche Schritte repetitiv und manueller Natur sind. Weitere Beispiele folgen weiter unten in diesem Newsletter.  Elektronische Rapportierung: Schluss mit ZettelwirtschaftVergessen Sie Papier! Ein Smartphone oder ein Tablet besitzt heute fast jeder. Was liegt näher, als solche Geräte nun auch professionell für die Arbeit einzusetzen. In Verbindung mit unseren benutzerfreundlichen Anwendungen werden Smartphones und Tablets zu effizienten Werkzeugen für den täglichen Unternehmenseinsatz. Die Vorteile unserer mobilen Lösungen liegen auf der Hand: Durchgängige digitale Prozesse Informationen werden den Mitarbeitern auf ihren Smartphones oder Tablets in elektronischer Form zur Verfügung gestellt, die Datenerfassung wird gleich von Beginn an digital abgewickelt! Verbesserte Datenqualität Steigerung der Produktivität Mobile ZeiterfassungInsbesondere bei Unternehmen die Dienstleistungen erbringen, hat die korrekte Erfassung von Arbeitszeit und Leistung einen hohen Stellenwert. Ausserdem gebietet das Arbeitsgesetz, eine Dokumentation über die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu führen. Die Erfassung von Zeiten und Leistungen sind für die Mitarbeiter oft ein notwendiges Übel, aus Sicht des Unternehmens jedoch Grundlage für die betriebswirtschaftliche Abwicklung ihres Geschäftes. Noch viel zu oft notieren die Mitarbeitenden ihre Zeiten, Spesen oder sonstige Informationen auf Papier, welches dann wöchentlich im Büro abgegeben wird. Besonders bei den Mitarbeitern unterwegs kommt dies viel häufiger vor, als man in Zeiten der Digitalisierung erwarten würde. Mit unserer mobilen Zeiterfassung erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit, die produktiven Stunden, Spesen sowie unproduktive Stunden wie Absenzen und Ferien auf ihrem Smartphone oder am PC. Arbeitszeiten können mittels manueller Eingabe der Stundenanzahl oder wie bei einer Stempeluhr mithilfe von Start- und Stopp-Tasten eingegeben werden. Damit die Buchungen den richtigen Aufträgen zugeordnet werden können muss jeweils ein Projekt/Auftrag sowie die Tätigkeit angeben werden. Oft sind die Mitarbeiter mehrere Tage am gleichen Ort. Darum können wiederkehrende Eingaben als Favorit oder als Vorlage hinterlegt werden.  Durch Plausibilitätsüberprüfungen direkt bei der Eingabe wird die Qualität der erfassten Daten sichergestellt. Unsere Software bietet verschiedene Prüfkriterien an. Unter anderem kann mittels der aktuellen Position des Smartphones festgestellt werden, ob der richtige Kunde ausgewählt wurde. Eine weitere nützliche Funktion ist die automatische Berechnung von Zuschlägen. Zu guter Letzt bietet die mobile Zeiterfassung auch für die Mitarbeiter Vorteile. So haben sie die Möglichkeit jederzeit ihren aktuellen Stunden- und Feriensaldo einzusehen. Unsere mobile Zeiterfassung bietet höchste Benutzerfreundlichkeit und die Bedienung ist selbsterklärend. Die gesamte Erfassung zeichnet sich durch Einfachheit, Effizienz und Schnelligkeit aus. Alle Daten werden nur einmal erfasst und stehen für die nachfolgenden Prozesse unmittelbar zur Verfügung.  Viele AnwendungsgebieteElektronische Rapportierung und mobile Zeiterfassung sind nur zwei mögliche Anwendungsgebiete für die Digitalisierung innerhalb des Unternehmens. Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch noch weitere, zu Ihrer Digitalisierungsstrategie passende Anwendungen auf. Um zu entscheiden, ob und wie die Digitalisierung am besten angegangen werden soll, beantworten sie sich vorgängig folgende Fragen:
FazitDie Digitalisierung ist eine grosse Herausforderung, aber auch eine einmalige Chance für KMU. Deshalb sollten sie neue Technologien nicht als Gefahr ansehen, sondern sie nutzen, um Prozesse und Mitarbeiter produktiver zu machen und den Kontakt zum Kunden zu optimieren. Digitalisierung ist eine grosse Chance für KMU – wir sind davon überzeugt!  Gerne zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen aus der Praxis auf, wie unsere Lösungen auch in Ihrem Unternehmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe beitragen können. Am besten vereinbaren Sie noch heute einen Termin!  Daniel Frey
Unsere Kunden stehen im MittelpunktWir befassen uns intensiv mit jedem einzelnen Kunden, um die Besonderheiten seines Unternehmens, seine Herausforderungen und individuellen Wünsche kennenzulernen. Dadurch können wir jedem Kunden eine Mobile Geschäftslösung anbieten, die exakt auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Für weitere Ausführungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! Newsletter der syfex ag
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