Mobile Geräte wie Smartphones und Tablets ermöglichen heute die bequeme mobile Datenerfassung jederzeit und überall. In Verbindung mit einer benutzerfreundlichen App sind sie ein einfaches Instrument für die mobile Erfassung von Mitarbeiterstunden, Materialverbrauch, Maschinenstunden oder sonstigen Informationen.
Tagesrapport
Ein Smartphone oder ein Tablet besitzt heute fast jeder. Was liegt näher, als mit einem solchen Gerät nicht nur zu spielen, sondern es auch professionell für die Arbeit einzusetzen. Mit dem Tablet und unserer intuitiven App erfassen ihre Mitarbeiter, Monteure, Poliere oder Ingenieure sämtliche Leistungen wie Arbeitsstunden, Material, Maschinenstunden, Fremdleistungen, Tätigkeitsberichte sowie weitere Informationen direkt auf der Baustelle.
Unser mobiler Tagesrapport ist ein Journal, in dem alle Tätigkeiten und Ereignisse während der Bauphase tagesaktuell erfasst werden. Die App ersetzt dabei die heutigen Rapporte auf Papier. Dadurch das die Eingaben im Tagesrapport direkt am Ort des Geschehens gemacht werden, gehen am wenigsten Informationen verloren oder vergessen. Da der Tagesrapport analog der Papierform aufgebaut ist, kann er sofort von jedermann intuitiv bedient werden. Die Erfahrungen haben gezeigt, dass die Mitarbeitenden unabhängig von Alter und Sprache sehr schnell zurechtkommen.
Nach einer optionalen Kontrolle inklusive Unterschrift durch den Bauleiter oder den Kunden werden die Tagesrapporte ans Büro geschickt und stehen dort unmittelbar für die weitere Verarbeitung in ihrem System zur Verfügung. Sollte die Verbindung über das Mobilfunknetz einmal nicht möglich sein, kann trotzdem weitergearbeitet werden. Die Tagesrapporte werden dann automatisch bei der nächsten Gelegenheit mit dem System abgeglichen.
Beim Einsatz des mobilen Tagesrapportes stehen folgende Vorteile im Vordergrund:
Zeitersparnis bei der Eingabe
- kein Übertrag vom Papierrapport ins interne EDV-System
- keine Nachforschungen wegen unleserlicher oder fehlerbehafteter Angaben
Vermeiden von Fehlern
- menügeführtes Erfassen der Eingaben
- Überprüfung und Plausibilisierung der Eingaben durch die App
- keine Abtippfehler beim Übertrag vom handschriftlichen (oftmals schwer leserlichen und nicht vollständigen) Papierrapport
Individualisierte Baustelle
- nur die effektiv vorgesehenen Geräte/Maschinen/Hilfsmittel können ausgewählt werden, daher keine Falschangaben möglich
- schnellere Auswertung und somit bessere Verfügbarkeit wesentlicher, betriebswirtschaftlich notwendiger Daten
Mit dem mobilen Tagesrapport werden interne Administrationsprozesse effizienter und es lassen sich dadurch deutlich Kosten einsparen. Ferner erhöht sich nicht nur die Transparenz innerhalb des Unternehmens, sondern auch gegenüber Kunden und anderen Ansprechpartnern.
Regierapport
Die Verrechnung von Regiearbeiten ist in der Schweiz über die SIA-Norm 118 klar geregelt. So hält sie unter anderem fest, wie Regiearbeiten rapportiert werden müssen. Der Regierapport umfasst Angaben über die Arbeiterzahl, Maschinenstunden, Arbeitsstunden, Materialverbrauch sowie über die geleistete Arbeit. Gemäss Art. 47.2 SIA 118 hat die Bauleitung diesen Regierapport zu prüfen und innert 7 Tagen unterzeichnet zurückzugeben.
Bei unserer Lösung bildet der Tagesrapport die Basis für einwandfreie Regierapporte. Bei der Erfassung können einzelne Positionen als Regiearbeit gekennzeichnet werden. Diese werden dann automatisch mit Regietarifen und Arbeitsbeschreibungen in den Regierapport übernommen. Zusätzlich können im Regierapport auch Fotos angefügt werden. Die einzelnen Positionen können bei Bedarf im Regierapport noch angepasst werden. Natürlich können an einem Tag auch mehrere Regierapporte generiert werden.
Die Freigabe der erstellten Regierapporte erfolgt direkt auf der Baustelle durch die Bauleitung oder den Bauherrn. Diese können die Rapporte in einer Zusammenfassung einsehen und mittels Ihrer Unterschrift genehmigen, was Missverständnissen vorbeugt. Nach dem Unterschreiben wird der Regierapport direkt ans Büro übermittelt. Der Kunde erhält optional ein PDF-Rapport per Email.
Eine derart strukturierte und tagesaktuelle Rapportierung vermindert Fehler und führt zu sauberen Regierapporten. Nach dem Verlassen der Baustelle sind die Regierapporte bereits geschrieben, genehmigt und können sofort fakturiert werden. Das ist gut für die Liquidität und spart Zeit in der Administration.
Zeiterfassung
Die Stunden aus dem Tagesrapport können selbstverständlich auch für die individuelle Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter genutzt werden. So werden diejenigen Positionen, die sich auf einen Mitarbeiter beziehen, automatisch in dessen Zeiterfassung übertragen.
Unsere mobile Zeiterfassung kann mit oder ohne dem Tagesrapport genutzt werden. Mit seinem Smartphone erfasst der Mitarbeiter die produktiven Stunden, Spesen sowie unproduktive Stunden wie Absenzen und Ferien. Die Bedienung der Software ist selbsterklärend. Arbeitszeiten können mittels manueller Eingabe der Stundenanzahl oder wie bei einer Stempeluhr mithilfe von Start- und Stopp-Tasten eingegeben werden. Damit die Buchungen den richtigen Projekten zugeordnet werden können, muss jeweils ein Projekt/Auftrag sowie die Tätigkeit angeben werden. Oft sind die Arbeiter mehrere Tage am gleichen Ort. Darum können wiederkehrende Eingaben als Favorit oder als Vorlage hinterlegt werden.
Durch Plausibilitätsprüfungen direkt bei der Eingabe wird die Qualität der erfassten Daten sichergestellt. Unsere Software bietet verschiedene Prüfkriterien an. Unter anderem kann mittels der aktuellen Position des Smartphones festgestellt werden, ob die richtige Baustelle für die Buchung ausgewählt wurde. Auch wird erkannt, ob die Baustelle während der Arbeit verlassen wurde. Bei unplausiblen Abweichungen werden die betreffenden Buchungen markiert, damit der Sachverhalt geprüft werden kann.
Eine weitere nützliche Funktion ist die automatische Berechnung von Zuschlägen. Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden. Zu guter Letzt bietet die mobile Zeiterfassung auch für die Mitarbeiter Vorteile. So haben sie die Möglichkeit, jederzeit Ihren aktuellen Stunden- und Feriensaldo einzusehen.