Im Zeitalter von Digitalisierung und Industrie 4.0 werden sich Unternehmen verändern müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Immer komplexer werdende Arbeitsprozesse, sowie ein hoher Innovationsdruck führen dazu, dass bestehende Strukturen und Prozesse zwangsläufig zum Unternehmenswohl optimiert werden müssen.
Digitalisierung & Digitale Transformation
Die Begriffe Digitalisierung und Digitale Transformation sind omnipräsent und werden oft als Synonym verwendet. Allerdings werden die Begriffe mit verschiedenen Inhalten gefüllt und unterschiedlich sinnvoll genutzt. Zunächst werden wir darum den Besonderheiten und Unterschieden der beiden Begriffe auf den Grund gehen.
Digitalisierung als Automatisierungstreiber
Die Bedeutung des Begriffs Digitalisierung hat sich in den letzten Jahren gewandelt. Ursprünglich stand Digitalisierung für Technologien, um aus analogen Medien (Dokumente, Bilder, Tonaufnahmen, Videos auf Band etc.) digitale Dateien zu machen.
Heute ist der Begriff wesentlich breiter gefasst. Neben digitalisierten Daten stehen vor allem Prozesse im Vordergrund, sowie Technologien und Geräte (Computer, Smartphones, Tablets), mit welchen diese Prozesse optimiert werden. Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen werden diese in einem oder mehreren der folgenden Punkte optimiert:
- Qualität: Die Qualität erhöht sich, da Mitarbeitende fokussierter arbeiten können, systematische Kontrollen möglich sind und repetitive Aufgaben automatisiert werden.
- Effizienz: Durch die Automatisierung von Prozess-Schritten, die Zusammenlegung von Teilprozessen und die Eliminierung von Doppelspurigkeiten können Ressourcen effizienter genutzt werden.
- Benutzerfreundlichkeit: Digitale Hilfsmittel machen Prozesse benutzerfreundlicher, indem sie Informationen nach Relevanz filtern und zentral darstellen, Arbeitsschritte logisch zusammenfassen und repetitive, manuelle Aufgaben eliminieren.
Die Digitalisierung allein ist jedoch noch kein Qualitätsmerkmal. Sie macht einfach möglich, dass Informationen digital genutzt und weiterverarbeitet werden können. Ein bisher mangelhafter analoger Prozess bleibt ohne Optimierung weiterhin ein mangelhafter Prozess; neu einfach in digitalisierter Form. Deshalb ist die Digitalisierung nicht nur eine Umwandung von analog zu digital, es ist auch die Chance, bisherige Prozesse und Verfahren zu überprüfen, zu optimieren oder völlig neu zu organisieren, bevor sie digitalisiert werden.
Digitale Transformation als Paradigmenwechsel
Bei der digitalen Transformation liegt der Bedeutungsschwerpunkt auf dem Wort Transformation. Damit ist der Wandel gemeint, den die Digitalisierung anstösst. Während die Digitalisierung die bestehende Strategie mit digitalen Hilfsmitteln umsetzt, bedeutet die digitale Transformation auch eine Anpassung der Unternehmens-Strategie.
Mit dem Einsatz von Technik wird die Performance oder die Reichweite von Unternehmen und Organisationen markant erhöht. Die Digitale Transformation adaptiert das Geschäftsmodell, sowie die Organisation des Unternehmens an die Anforderungen des digitalisierten Umfelds. Das Produkt oder die Dienstleistung eines Unternehmens können in diesem Rahmen vollkommen neu gedacht werden. Statt lediglich neue Technologien zu implementieren, geht es bei digitaler Transformation vielmehr um die Transformierung und Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse, des Kundenerlebnisses und der Geschäftsmodelle.
Vielzitierte Beispiele für erfolgreiche digitale Transformationen sind Uber oder Amazon. Ein anderes Beispiel ist die Digitalisierung von Musik und Filmen. Diese war die Voraussetzung für komplett neue Geschäftsmodelle und Angebote, wie Sie beispielsweise von Netflix oder Streaming-Diensten angeboten werden.
Nachstehende Thesen sind bei der Digitalen Transformation von Unternehmen ebenfalls zu beachten:
- Digitale Transformation ist kein Projekt mit einem Anfang und einem Ende. Digitale Transformation ist ein ständiger Prozess und damit Teil der gelebten Unternehmenskultur und Teil der Unternehmensstrategie.
- Bei der Digitalen Transformation von Unternehmen stehen Technologien und Infrastruktur in der zweiten Reihe. Im Zentrum stehen Kunden mit ihren Wünschen und mit ihrem Verhalten – als Treiber der Digitalen Transformation.
- Digitale Transformation betrifft das gesamte Unternehmen, sämtliche Abteilungen, sämtliche Mitarbeiter und damit die Geschäftsleitung, welche der Digitalen Transformation in Form von Zielen, Plänen, Budgets und der selbst gelebten Kultur ein Gesicht geben muss.
- Aus der Sicht eines Unternehmens kann Digitale Transformation nicht als isoliertes und technisches Projekt betrachtet werden. Im Vordergrund steht: das Mindset des Unternehmens, die Denkweise von Management und Mitarbeitern muss sich vorab transformieren.
- Technologische Entwicklung beeinflusst Gesellschaft, Menschen und deren Verhalten über das rein Digitale hinaus. Digitale Transformation betrifft zahlreiche Stakeholder: Menschen, Gesellschaft, Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Bildung und setzt alle Parteien in eine Wechselwirkung zueinander.
Digitale Hilfsmittel und Technologien
Die Digitalisierung benötigt zahlreiche Hilfsmittel – Hardware, wie auch Software Tools.
In den Unternehmen decken ERP-Systeme bereits viele Standardprozesse ab. Häufig sind zusätzliche Subsysteme im Einsatz, weil Standardlösungen die in Kernprozessen notwendige Individualisierung nicht zulassen. Selbst ein super (teures) ERP bildet nicht jeden Prozess genauso ab, wie man es braucht oder will. Gerade bei einem Kundenportal macht es Sinn, die Daten aus dem ERP zu liefern, die Oberfläche und Prozesse aber auf ein optimales Nutzererlebnis auszulegen, mittels einer (ergänzenden) Individualsoftware.
Die Digitalisierung verlangt effiziente und auf den Benutzer zugeschnittene Teilprozesse. Repetitive Aufgaben müssen möglichst automatisiert und systemgestützt kontrolliert werden. Der Benutzer benötigt alle zum Zeitpunkt relevanten Daten im schnellen Überblick und in konzentrierter Form. Die dazu notwendigen Anpassungen am ERP-System sind oft nicht möglich oder aber unverhältnismässig teuer. Dazu können sie die Standardfunktionen destabilisieren.
Mit der Digitalisierung gewinnt auch das Thema Schnittstellen an Bedeutung. Vor allem, wenn man an die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit denkt. Digitalisierung bedeutet eben auch, dass Prozesse ganzheitlich optimiert und integriert werden, vom Lieferanten bis zum Kunden. Statt Datenaustausch via Telefon oder E-Mail werden die relevanten Informationen per standardisierter Schnittstelle automatisch abgeglichen oder zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht einerseits ein besseres Kundenerlebnis, andererseits erhöht es aber auch die Kapazitäten und Skalierbarkeit der Prozesse.
Folgende Technologien begünstigen insbesondere die Digitalisierung im Unternehmen:
- Mobile Endgeräte und Internet sind ein Massenmarkt und erlauben den Zugriff auf Informationen jederzeit und überall.
- Internet der Dinge (IOT) zur Vernetzung aller Gegenstände, um auf dieser Basis z.B. selbstoptimierende Fabriken, globale Logistikketen oder Gebäudeautomation aufzubauen.
- Big Data und Predective Analytics machen Vorhersagen und Trends nutzbar in allen Funktionen der horizontalten und vertikalen Wertschöpfungsketten.
- Clouds ermöglichen den Zugriff auf persönliche Daten jederzeit und überall. Software, Infrastruktur und Services werden gemietet statt gekauft.
- KI/Machine Learning führen zu einer neuen Generation von Bots, die viele Aufgaben von Menschen in den unterschiedlichen Lebensbereichen übernehmen. Beim maschinellen Lernen werden von Systemen selbständig neues Wissen erworben und Algorithmen weiterentwickelt.
Fazit der Unternehmensdigitalisierung und der digitalen Transformation
Durch den Einsatz digitaler Hilfsmittel werden Geschäftsprozesse effizienter, benutzerfreundlicher und kontrollierbar. Digitalisierung ist Pflicht für jedes Unternehmen, welches im Markt mittelfristig bestehen will. Die digitale Transformation stellt die Kür dar, welche die Position eines Unternehmens im digitalisierten Umfeld nachhaltig stärkt. Weder die Digitalisierung noch die Digitale Transformation lassen sich mit einem einzigen Projekt abschliessend behandeln. Vielmehr geht es darum, das Unternehmen mit seinen Prozessen und Produkten laufend den neuen Gegebenheiten anzupassen.
Mit der Digitalisierung jetzt und heute zu beginnen, ist eine gute Idee. Wer digitalisiert, läuft auch nicht zwangsläufig Gefahr, vom nächsten Uber oder Amazon überrannt zu werden. Wer dies jedoch nicht tut, wird mit Sicherheit bald von seinen nächsten Mitbewerbern abgehängt. Meist ist es auch erst der Prozess der Digitalisierung, der eine Organisation vorbereitet und sie empfänglich macht für Ideen der Digitalen Transformation.