Zuverlässige Daten sind unverzichtbare Grundlagen für effiziente Geschäftsprozesse. Mit Hilfe von mobiler Datenerfassung wird Zeit für Informationsgewinnung, Datenerfassung und Datenverarbeitung eingespart. Dies reduziert Fehler und bietet dem Unternehmen Effizienzsteigerung, Wegfall von Medienbrüchen sowie Prozessoptimierungen.
Mobile Datenerfassung
Mit Hilfe mobiler Datenerfassung (MDE) werden prozessrelevante Daten mittels mobilen Endgeräten ortsungebunden erfasst und zur Verfügung gestellt. In der Regel wird eine MDE-Lösung an ein übergeordnetes Backend-System, wie zum Beispiel ein ERP-, WWS- oder ein CRM-System angebunden.
Die klassischen Einsatzgebiete von MDE liegen vor allem im Bereich der Logistik mit Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem (WWS). Mit Einzug der elektronischen Datenverarbeitung wurden hier die Grundlagen für die mobile Datenerfassung geschaffen. Dabei werden unternehmensrelevante Daten, wie beispielsweise Wareninformationen, Warenbewegungen, Lagerbestände, etc. mittels mobiler Barcodescanner oder RFID-Technik automatisch eingelesen und weiterverarbeitet. Mit der Verfügbarkeit von preiswerteren MDE-Geräten und der Verbreitung von Barcodes im Detailhandel begann das eigentliche Zeitalter der mobilen Datenerfassung.
Mit dem Siegeszug von Tablet, Smartphone & Co. haben sich im Bereich der mobilen Datenerfassung ebenfalls neue Möglichkeiten eröffnet. Mobile Endgeräte kombiniert mit Mobilfunk gestatten die bequeme mobile Datenerfassung jederzeit und überall. Auf diese Weise lassen sich die Mitarbeiter unterwegs nahtlos in alle Arbeitsabläufe integrieren. Ein weiterer Trend ist, dass Mitarbeiter immer mobiler werden. Längst müssen Daten nicht mehr nur am Arbeitsplatz, sondern auch unterwegs (beim Kunden, auf der Baustelle, etc.) aufgenommen werden. Mittlerweile starten über 50 % aller Geschäftsprozesse auf einem mobilen Endgerät. Tendenz rasant steigend! Meist wird in diesem Zusammenhang nicht mehr der Begriff mobile
Die wichtigsten Vorteile der mobilen Datenerfassung sind:
- Wegfall von manueller und doppelter Datenerfassung
- Eliminierung fehlerbehafteter Medienbrüche
- Verbesserung der Arbeitseffizienz
- Wegfall von Übertragungsfehlern
- Plausibilitätsprüfung direkt bei der Eingabe
- Automatische Weiterverarbeitung der Informationen
- Zeiteinsparung für Informationsgewinnung und -erfassung
- Backen-Systeme haben stets aktuelle Datenbasis
Einsatzgebiete
Berge an Daten können im Unternehmen mitunter zu einer richtigen Herausforderung werden. Insbesondere, wenn es darum geht bisher manuell durchgeführte Prozesse zu digitalisieren, bietet der Einsatz von mobiler Datenerfassung neue Möglichkeiten zur Optimierung. Informationen und Daten werden damit direkt mit dem Smartphone oder Tablet abgerufen und erfasst. Zusätzliche Unterstützung bieten ausserdem neue Technologien wie GPS-Positionsdatenerfassung, NFC oder auch das Hinzufügen eines Fotos. Unmittelbar beim jeweiligen Arbeitsschritt können die entsprechenden Daten automatisch durch die Software erfasst werden. Eine gute Software im Bereich mobile Datenerfassung sollte dabei allerdings niemals branchenspezifische und mobile Aspekte ausser Acht lassen.
Nachfolgend zeigen wir ein paar moderne Einsatzgebiete „ausser Haus“, die über den industriellen Einsatz mobiler Datenerfassung im Lager oder in der Produktion hinausgehen.
Effektiv im Aussendienst
Mit Mobile Computing greift Ihr Aussendienst jederzeit und überall auf detaillierte Kundeninformationen zu. Alle relevanten Produktinformationen wie Verfügbarkeit, Preise oder spezielle Konditionen stehen immer zur Verfügung. So kann ein Angebot oder eine Bestellungen bequem und fehlerfreit vor Ort aufgenommen werden. Ihr Kunde trifft somit immer auf einen bestens informierten und kompetenten Ansprechpartner. Im besten Fall quittiert der Kunde den Verkauf direkt mit seiner elektronischen Unterschrift und das Geschäft kann sofort abgeschlossen werden. Die von Ihrem Aussendienst erfassten Aufträge und Informationen (z.B. Besuchsberichte) stehen unmittelbar in der Zentrale zur Verfügung und nachfolgende Abläufe werden sofort gestartet. Bestellungen werden rasch abgewickelt und nichts geht vergessen!
Nutzen von Mobile Computing im Aussendienst:
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit
- Einsparung wertvoller Zeit bei der Vor- und Nachbearbeitung
- Schneller und durchgängiger Informationsfluss nach allen Seiten
- Aussendienst fokussiert auf Kunde und nicht auf Papierstapel
Zeit- und Leistungserfassung mittels App
Die mobile Zeit- und Leistungserfassung mit Tablet oder Smartphone liegt aktuell voll im Trend, da Arbeitgeber gemäss schweizerischem Arbeitsgesetz verpflichtet sind Arbeitszeiten und Pausen der Mitarbeitenden zu dokumentieren. Die Arbeitszeiten werden mithilfe einer App erfasst. Dabei werden die Zeitstempel entweder manuell oder automatisch mittels NFC- oder GPS-Technologie erfasst.
Mit der mobilen Zeiterfassung können die Mitarbeiter neben der Arbeitszeit auch Spesen, Ferienanträge oder Absenzen wegen Unfällen oder Krankheiten melden. Spesenbelege oder Arztzeugnisse können einfach mit der Kamera eingelesen werden. Zeitgleich haben die Mitarbeitenden jederzeit den Überblick über ihre Überstunden- und Gleitzeitkonten sowie ihre Abwesenheitszeiten wie Ferien und Krankheit.
Die mobile Leistungserfassung geht über die reine Arbeitszeiterfassung hinaus und ermöglicht es, geleistete Arbeitsstunden, gefahrene Kilometer und weitere Arbeiten direkt auf Projekte oder Kunden zu erfassen. Die Arbeitszeiten werden leistungsbezogen zugeordnet und stehen so für Auswertungen wie Projektnachkalkulation und Tätigkeitsanalyse zur Verfügung.
Die wichtigsten Vorteile einer mobilen Zeiterfassung sind:
- Schnelle Verfügbarkeit von Arbeitszeiten und Leistungen im Unternehmen
- Vermeidung von Tippfehlern und manuellem Übertrag in die Lohnsoftware
- Besseres Controlling und zusätzliche Transparenz gegenüber dem Kunden
- Motivation für die Mitarbeitenden
Digitale Formulare & Checklisten
Dank Smartphone, Tablets & Co. müssen Ihre Mitarbeitenden keine ausgedruckten Formulare mehr mitnehmen. Mit einer einfach zu bedienenden App werden die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die Eingabe geführt und erhalten genau die Hinweise, wie das Formular auszufüllen ist. Es werden verschiedene Eingabemöglichkeiten (z.B. Text, Auswahlliste, Foto, Barcode, NFC, etc.) unterstützt und die Plausibilität der Eingabe kann sofort überprüft werden.
Neben den Formularen gehören auch Checklisten nach wie vor zum A und O von innerbetrieblichen Abläufen. Digitale Checklisten beinhalten dabei die exakt gleichen Daten und Informationen wie auf Papier, ausgefüllt werden diese allerdings mit Hilfe einer App.
Die wichtigsten Vorteile digitaler Formulare & Checklisten:
- Bessere Qualität der Formulare und Checklisten
- Plausibilitätsprüfung bei der Eingabe verhindert Fehleingaben
- Formulare und Checklisten können einfach ausgewertet/weiterverarbeitet werden
- Vermeidet Papierverschwendung, da ausdrucken obsolet wird
Vorteil syfex
Als Spezialist für mobile Lösungen unterstützen wir Unternehmen jeder Grösse und Branche ihre Geschäftsabläufe mit mobiler Datenerfassung zu optimieren und so Kosten- und Qualitätsvorteile zu erzielen.
Wir bieten Ihnen eine der flexibelsten Lösungen auf dem Markt. Unsere Lösungen können auf unterschiedlichen Endgeräten (Smartphone, Tablet, etc.) eingesetzt werden und sie sind immer exakt auf Ihre Prozesse und Anforderungen angepasst. Unsere Spezialisten erheben gemeinsam mit Ihnen Ihre Geschäftsabläufe und bilden diese in möglichst einfachen Anwendungen ab. Ihren Anforderungen sind dabei fast keine Grenzen gesetzt – gleichgültig, welche Art von Informationen Sie verarbeiten möchten. Unsere Lösungen lassen sich gut in Ihre bestehenden Systeme integrieren und da die Lösung für jeden Kunden massgeschneidert wird, finden wir für jeden Ihrer Prozesse die 100%ige Lösung.
Das wichtigste ist jedoch die Einfachheit und Praxistauglichkeit unserer Lösungen. Unsere Anwendungen sind einfach zu bedienen, da die Benutzerführung ausgereift ist, exakt die Abläufe Ihrer Mitarbeiter abbildet und dadurch hochintuitiv ist. Im Regelfall benötigen Ihre Mitarbeiter nur eine kurze Schulung.
Sprechen Sie uns an – wir freuen uns, mit Ihnen gemeinsam genau Ihre mobile Lösung zu entwickeln!