Zeit ist eine der wichtigsten Ressource im Unternehmen. Das Ziel eines jeden Unternehmers ist es, zeit- und kosteneffizient zu arbeiten. Natürlich müssen aber gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden.
Zeiterfassung – Gesetzliche Bestimmungen
Die Zeiterfassung ist in der Schweiz Pflicht. Unternehmen sind laut Arbeitsgesetz dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen. Dies gilt für jedes Unternehmen in der Schweiz und betrifft mit wenigen Ausnahmen alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Für den Nachweis der Arbeitszeit muss durch eine Zeiterfassungssoftware oder per Hand folgendes systematisch erfasst werden:
- Tägliche oder wöchentlich geleistete Arbeitszeiten
- Ausgleichsarbeit
- Überstunden
Mit der örtlichen und zeitlichen Flexibilität der Arbeit hat sich eine Revision des Arbeitsgesetzes aufgedrängt. Folgende drei Varianten der Zeiterfassung im Unternehmen sind seit dem 1. Januar 2016 möglich:
Systematische Zeiterfassung
Die systematische Zeiterfassung bleibt die Standardregel und gilt für Angestellte, die nicht autonom über Arbeitszeiten verfügen können. Die Arbeits- und Ausgleichszeiten sind lückenlos zu dokumentieren und systematisch zu erfassen.
Vereinfachte Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitnehmervertretung einer Branche oder eines Betriebs können mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass für Angestellte, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil (min. 25 %) selber festlegen können, einzig die geleistete tägliche Arbeitszeit erfasst werden muss. Wichtig: Bei Nacht- und Sonntagsarbeit müssen aber weiterhin Beginn und Ende dieser Einsätze dokumentiert werden.
In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann die vereinfachte Arbeitszeiterfassung auch individuell zwischen dem Arbeitgeber und den Angestellten schriftlich vereinbart werden. Zusätzlich muss jährlich ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung geführt und dokumentiert werden.
Verzicht auf Arbeitszeiterfassung
Auf die Zeiterfassung komplett verzichten können Arbeitnehmende, die bei ihrer Arbeit über eine grosse Freiheit bezüglich der Gestaltung ihrer Tätigkeit verfügen und ihre Arbeitszeit mehrheitlich selber bestimmen können (min. 50 %). Zudem muss ihr Bruttogehalt mindestens CHF 120'000.- (inkl. Boni usw.) pro Jahr betragen. Die Anwendung des Verzichts erfolgt im Rahmen eines GAV und bedarf der individuellen Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden.
Mobile Zeiterfassung
Die berufliche Tätigkeit hat sich im Laufe der Zeit stark gewandelt, so weist die Arbeitswelt heutzutage meist örtliche und zeitliche Flexibilität auf. Das Arbeitsgesetz hingegen schreibt eine lückenlose und detaillierte Erfassung der geleisteten Arbeitszeit vor. Hier liegen die Vorteile einer mobilen Zeiterfassung auf der Hand. Die Mitarbeiter müssen die Arbeitszeiten nicht mehr mühsam auf Papier führen, sondern erfassen ihre Arbeitsstunden mit Hilfe eines Smartphones, Tablets oder Laptops schnell und effizient. Auf einfachste Weise können so die gesetzlichen Bestimmungen erfüllt werden.
Die mobile Zeiterfassung kann ohne grossen Mehraufwand zu einem umfangreichen Werkzeug für Planung, Controlling und betriebliche Führung ausgebaut werden. Anstelle einer einfachen Anwesenheitszeiterfassung werden dazu die Arbeitsstunden (Leistungen) direkt auf einen Auftrag oder auf eine Baustelle gebucht. Alle erfassten Stunden stehen im Büro topaktuell zur Verfügung und die Daten können sofort für Fakturierung, Auswertungen, Kontrollen sowie die Projekt Soll/Ist-Vergleiche verwendet werden. Dadurch ist auch sichergestellt, dass die Stunden korrekt abgerechnet werden und im Büro haben Sie jederzeit den Überblick über den Arbeitsfortschritt.
Neben den produktiven Arbeitsstunden können ihre Mitarbeiter aber auch nicht verrechenbare Arbeitszeiten wie Ferien, Militärdienste und andere Abwesenheiten über die mobile Zeiterfassung eingeben. Fehlende oder nicht richtig ausgefüllte Stundenzettel gehören somit der Vergangenheit an. Durch den Einsatz einer mobilen Zeiterfassung wird ihrer Lohnbuchhaltung viel Aufwand erspart.
Hier kurz die wichtigsten Vorteile unserer mobilen Zeiterfassung:
- Branchenunabhängige Arbeitszeiterfassung jederzeit und überall
- Jederzeit Überblick über geleistete und noch nicht verbuchte Stunden
- Kontrolle über Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder Arbeitszeitreglement (Pausen, etc.)
- Überwachung der Projekte schon während der Laufzeit, Budget- oder Zeitüberschreitungen werden sofort transparent
- Verbesserter Cashflow und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
- Vermeidung von Doppelerfassungen durch elektronische Übermittlung
- Optionale Integration in Ihre Branchen- oder ERP-Software
Verschiedene Optionen
Durch verschiedene Optionen kann eine mobile Zeiterfassung ausgebaut werden und zur Optimierung der Geschäftsabläufe beitragen.
Einhaltung von Reglementen
Damit Dokumente und Dateien offline zur Verfügung stehen, müssen diese mit sämtlichen eingesetzten Endgeräten synchronisiert werden. Dadurch stellt sich natürlich sofort die Frage nach der Sicherheit, Vertraulichkeit und Integrität dieser Unternehmensdaten. Selbstverständlich gibt es auch für diese Belange entsprechende Softwarelösungen, die aber oft hohe Lizenzgebühren mit sich bringen.
Berechnung von Zuschlägen
Stehen den Mitarbeitern Zuschläge gemäss GAV oder Arbeitszeitreglement zu, so können diese Zuschläge (z.B. Nachtarbeit, Arbeit an Feiertagen, etc.) automatisch durch unsere Zeiterfassungssoftware berechnet werden. Der Mitarbeiter muss sich nicht mit den Details der Verträge auseinandersetzen.
Verbindung mit GPS
Die mobile Zeiterfassung kann zusätzlich mit einer Positionsbestimmung (GPS-Ortung) ausgerüstet werden. Dabei wird zu jeder Buchung die Position gespeichert. Sie oder Ihre Kunden sehen genau, wo die Stempelung gemacht wurde und haben somit eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit. Darüber hinaus kann auch in kurzen Abständen die aktuelle Position aufgezeichnet werden (sog. Tracking). Damit kann später die gesamte Strecke des Mitarbeiters auf einer Karte dargestellt werden.
Der Einbezug von ortsbezogenen Daten bei der mobilen Zeiterfassung bietet eine Vielzahl von neuen Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesssicherheit und für das Controlling. So kann zum Beispiel die aktuelle Position zur Prüfung genutzt werden, dass der Mitarbeiter seine Stunden auf die richtige Baustelle bucht.
Material- und Spesenerfassung
Natürlich können mit einer mobilen Zeiterfassung auch verschiedene Arten von Spesen (Parkgebühren, Fahrzeug, Verpflegungszulage, etc.) durch die Mitarbeiter erfasst werden. Optional kann dazu auch noch ein Bild des Belegs hinterlegt werden. Die Materialerfassung erfolgt analog zur Spesenerfassung. Das Material kann aus einem hinterlegten Katalog ausgewählt oder manuell als Fremdposition erfasst werden.
Vorteile für die Mitarbeiter
Neben der einfachen Erfassung bietet eine mobile Zeiterfassung für die Mitarbeiter noch weitere Vorteile. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten oder Kennzahlen wie die Wochenarbeitszeit oder Plus- und Minusstunden jederzeit einsehen. Dies ist besonders in Unternehmen mit Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit sinnvoll. Der klare Überblick ermöglicht Ihren Mitarbeitern direkte Rückschlüsse auf die eigene Leistung und erhöht die Motivation.
Haben wir Sie neugierig gemacht?
Mobile Mitarbeiter von heute sind auf die umgehende Verfügbarkeit von Unternehmensinhalten auf unterschiedlichen Mobilgeräten angewiesen. Es gibt eine Vielzahl von Bedürfnissen und ebenso viele Lösungen für die Bereitstellung von Informationen, Dokumenten und Dateien für mobile Mitarbeiter.
Die Anforderungen an eine optimale Zeiterfassung können sehr umfangreich sein. Selbst innerhalb der gleichen Branche weisen Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse auf. Gerne zeigen wir Ihnen anhand unserer mobilen Zeiterfassung auf, wie die Zeiterfassung von einer lästigen Pflichtübung zum Nutzen für Ihr Unternehmen werden kann. Am besten verlangen Sie einen Termin!
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