Dokumente und Daten sind die existenzielle Grundlage eines jeden Unternehmens. Steigern Sie die betriebliche Effizienz und verbessern Sie die Kundenzufriedenheit durch einfachen und sicheren Zugriff auf aktuelle Inhalte, Dokumente oder Dateien im Aussendienst.
Die richtigen Dokumente. Zur richtigen Zeit. Am richtigen Ort.
Wichtige Dokumente – egal ob Offerten, Rechnungen, Produktinformationen, Projektressourcen, Formulare, Pläne, Bilder oder Verträge – wollen Mitarbeiter im Aussendient immer und überall verfügbar haben.
Ermöglichen auch Sie Ihren mobilen Mitarbeitern den Zugriff auf Dokumente und Dateien im Büro, unterwegs oder Zuhause. Dadurch eröffnen sich Ihnen zahlreiche Möglichkeiten. Hier einige Beispiele:
Kundenservice verbessern
Verbessern Sie den Kundenservice, indem Sie Ihrem Kundendienst einfachen und sicheren Zugriff auf aktuellste Informationen, Dokumentationen und Pläne ermöglichen. Externe Installationen und Tests werden schneller fertiggestellt und Probleme schneller behoben.
Zugriff auf Expertendatenbank
Stellen Sie bei externen Arbeiten einen einheitlichen und sofortigen Zugriff auf die neuesten Produkt- und Ausrüstungshandbücher, Zeitpläne und die betriebliche Dokumentation bereit.
Bessere externe Zusammenarbeit
Verbessern Sie die Kommunikation von externen Mitarbeitern und externen Dienststellen für schnellere Problemlösungen. Stellen Sie für eine rasche Problembehebung Ihrem Aussendienst Bilder und Daten bereit.
Administrative Kosten einsparen
Sparen Sie Zeit und Kosten indem Sie ihren mobilen Mitarbeitern Handbücher, Kataloge und andere umfangreiche Nachschlagewerke elektronisch zur Verfügung stellen, anstatt schwere Bücher zu verteilen, die zudem schnell veraltet sind.
Verschiedene technologische Lösungen
Moderne IT-Trends wie Social Media, Mobile und Cloud-Computing haben die Art und Weise, wie wir mit Dateien und Dokumenten umgehen, grundlegend verändert. Im Bereich der Speicherlösungen geben populäre Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive, iCloud und Co. den Ton an und die Grenzen zwischen Consumer- und Business-Lösungen verschwinden zunehmend. Mittlerweile sind sie jedoch längst nicht die einzigen professionellen Anwendungen, auf die Unternehmen setzen können, wenn es darum geht, Dateien, Informationen und Dokumente in den Griff zu bekommen.
Vor diesem Hintergrund ist es wichtig sich zunächst Gedanken über die eigenen Anforderungen und internen Geschäftsabläufe zu machen. Nur zu häufig wird übereilt eine Dropbox eingeführt und man merkt erst später, dass wesentliche Anforderungen und interne Prozesse damit nicht gelöst sind. Viel wichtiger als die Entscheidung für eine Softwarelösung ist es, die internen Abläufe, die Regeln für den Umgang mit Dokumenten und Dateien und die Rahmenbedingungen zu definieren.
Vor der Einführung einer Lösung sollte man sich somit Gedanken zu folgenden Fragestellungen machen:
- Welche Mitarbeiter sollen Zugriff auf welche Dokumente und Dateien erhalten?
- Was für Daten sollen zur Verfügung gestellt werden und dürfen diese auch bearbeitet werden?
- Mit welchen Endgeräten und von wo greifen die Mitarbeiter auf Dokumente und Dateien zu?
- Welche Dokumente und Dateien sollen auch offline (ohne Netzwerkzugang) zur Verfügung stehen?
- Wird eine Versionsverwaltung (inkl. Historie) der verschiedenen Dateien benötigt?
- Wie können die Dokumente und Dateien sinnvoll strukturiert werden?
- Können neue Dateien (z.B. Bilder) auch von ausserhalb erstellt werden?
- Ist eine Integration in bestehende Systeme (z.B. DMS) erforderlich?
- Was für Sicherheitsmechanismen werden benötigt?
Die Beantwortung dieser Fragen ist essentiell und oftmals weit schwieriger als die Evaluation einer entsprechenden Softwarelösung.
Offline an Dateien arbeiten
Besonders im Aussendienst ist es wichtig, dass Dokumente und Dateien auch ohne Netzwerkzugang abgerufen und bearbeitet werden können, denn eine stabile Internetverbindung ist nicht immer gewährleistet. Also müssen sich Unternehmen darauf einstellen, dass die Verarbeitung der Informationen, Dokumente und Dateien offline und auf beliebigen Mobilgeräten erfolgen kann.
Damit Dokumente und Dateien offline zur Verfügung stehen, müssen diese mit sämtlichen eingesetzten Endgeräten synchronisiert werden. Dadurch stellt sich natürlich sofort die Frage nach der Sicherheit, Vertraulichkeit und Integrität dieser Unternehmensdaten. Selbstverständlich gibt es auch für diese Belange entsprechende Softwarelösungen, die aber oft hohe Lizenzgebühren mit sich bringen.
Für die offline Bearbeitung der Dokumente und Dateien werden auf den Endgeräten entsprechende Anwendungen oder Apps benötigt. Diese sind nicht immer kostenlos verfügbar. Daher macht es Sinn, die Dateiformate, welche mobil unterstützt werden sollen, im Voraus festzulegen und Dokumente und Dateien allenfalls umzuwandeln.
Nach jeder Bearbeitung müssen sämtliche Dateien möglichst automatisch wieder synchronisiert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass immer alle mit der neusten Version arbeiten können.
Fazit
Mobile Mitarbeiter von heute sind auf die umgehende Verfügbarkeit von Unternehmensinhalten auf unterschiedlichen Mobilgeräten angewiesen. Es gibt eine Vielzahl von Bedürfnissen und ebenso viele Lösungen für die Bereitstellung von Informationen, Dokumenten und Dateien für mobile Mitarbeiter.
Als Spezialist für mobile Lösungen und mobiles Arbeiten geben wir Ihnen gerne einen unverbindlichen Überblick und unterstützen Sie bei der Ausarbeitung Ihrer Bedürfnisse und Anforderungen.
Interessiert? Am besten kontaktieren Sie uns noch heute!