Zuverlässige Daten sind unverzichtbare Grundlagen für effiziente Geschäftsprozesse. Mit Hilfe von mobiler Datenerfassung wird Zeit für Informationsgewinnung, Datenerfassung und Datenverarbeitung eingespart. Dies reduziert Fehler und steigert die Effizienz.
Effiziente Arbeitsabläufe und Reduktion der Fehlerquellen
Die Mitarbeiter werden immer mobiler und längst müssen Daten nicht mehr nur am Arbeitsplatz sondern auch unterwegs (beim Kunden, auf der Baustelle, etc.) aufgenommen werden. Damit Forderungen nach reibungslosen Arbeitsabläufen, weniger Papier und effizientem Kundenservice umgesetzt werden können, bietet die mobile Datenerfassung wertvolle Unterstützung. Die mobile Datenerfassung ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung von Daten bei gleichzeitiger Integration mit einem übergelagerten System (z.B. ERP, CRM, Zeiterfassung, etc.).
Eine mobile Datenerfassung bringt für die Mitarbeiter verschiedene Erleichterungen im Arbeitsprozess mit sich und macht sie produktiver. Durch die unmittelbare elektronische Erfassung vor Ort entfällt die spätere manuelle Eingabe von Hand. Kommt der Mitarbeiter am Abend nach Hause ist der „Schreibkram“ bereits erledigt. Dadurch werden Doppelspurigkeiten eliminiert und Fehlerquellen abgebaut.
Mit Hilfe einer mobilen Datenerfassung wird die Verfügbarkeit aktueller Daten im Unternehmen erhöht. Dies bringt Transparenz in die Arbeitsabläufe, während gleichzeitig der Aufwand für die Datenerfassung und die Fehlerquote reduziert werden. Damit leistet die mobile Datenerfassung einen wesentlichen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.
Anwendungsmöglichkeiten mobiler Datenerfassung
Das Einsatzgebiet von mobiler Datenerfassung erschliesst sich längst nicht mehr nur auf den Bereich der Logistik, wo solche Systeme schon seit geraumer Zeit eingesetzt werden. Durch den technischen Fortschritt bei den Endgeräte und Erfassungstechnologien (siehe weiter unten) bieten sich heute vielfältige Anwendungsmöglichkeiten in verschiedenen Unternehmensbereichen. Nachfolgend sind ein paar typische Beispiele aufgeführt.
Mobile Zeiterfassung
Mit einer mobilen Zeiterfassung können Mitarbeiter unterwegs jederzeit bequem ihre Arbeitsstunden rapportieren. Die Arbeitszeiterfassung wird dadurch auch bei längeren Büroabwesenheiten fortlaufend aktualisiert und Arbeitsstunden direkt den richtigen Aufträgen, Projekten oder Kostenstellen zugewiesen. Durch den schnellen Informationsfluss haben sie jederzeit einen aktuellen Überblick über die abrechenbaren Arbeitsstunden.
Für die Plausibilitätsprüfung der erfassten Daten können zusätzlich Parameter mit einbezogen werden. So kann z.B. mittels GPS nachgewiesen werden, dass der Mitarbeiter tatsächlich auf der Baustelle oder beim Kunden vor Ort war.
Papierlose Rapportierung
Bei der papierlosen Rapportierung werden die vollständig ausgefüllten Rapporte (Regierapporte, Servicerapprote, etc.), direkt nach Abschluss der Arbeit an die Administration geschickt. Dank der elektronischen Übermittlung sind Stundenabrechnung oder Faktura schnell gemacht – kein Abtippen, nichts geht verloren!
Die Mitarbeiter erstellen Ihre Rapporte als Teil der Arbeitszeit direkt beim Kunden. . Sämtliche Leistungen, Material, Spesen, Reiskilometer werden unmittelbar rapportiert, so dass nichts vergessen geht. Der Kunde bestätigt den Rapport mit seiner Unterschrift. Verlässt der Mitarbeiter den Einsatzort, ist auch der entsprechende Rapport bereits geschrieben.
Checklisten, Formulare und Protokolle
Gesetze, Sicherheitsvorschriften oder Service Level Vereinbarungen verlangen von vielen Unternehmen eine systematische und nachweisbare Erfassung und Überprüfung von Aufgaben, Objekt-Zuständen und vereinbarten Dienstleistungsergebnissen.
Mit mobiler Datenerfassung sind Sie in der Lage sämtlichen papierbehafteten Checklisten, Formulare oder Protokolle elektronisch zu verwalten. Service Level Überprüfungen, Zustandskontrollen, Bestandserfassungen und vieles mehr, werden dort wo Sie anfallen, bequem mit einem mobilen Endgerät bearbeitet und können per Knopfdruck unmittelbar nach Abschluss dokumentiert und ausgewertet werden.
Für die Abarbeitung der Checklisten kann eine fixe Reihenfolge vorgegeben werden. Damit wird sichergestellt, dass nicht vergessen geht. Bereits vorhandene Daten, wie z. B. Kunden- oder Objektdaten werden automatisch eingefügt oder Maschinendaten automatisch ausgelesen. Dadurch vermeiden Sie zeitaufwändige Mehrfacherfassungen und erhöhen die Qualität Ihrer Daten.
Viele Bereiche können von derartigen Lösungen profitieren. Anwendungsgebiete gibt es beispielsweise bei Reinigungsdienstleistungen, Sicherheitsdiensten, Wohnungsabnahmen, Instandhaltung, Hausmeisterdienste, Zählerablesungen, Bestandsaufnahmen, Bauabnahmen, usw.
Mobile Bestellerfassung
Eine mobile Bestellerfassung ist ein ideales Werkzeug, um die Aussendienst-Prozesse zu beschleunigen, die Abverkauf Quote zu erhöhen und die Prozesskosten zu senken. Mit einer mobilen Bestellerfassung ermöglichen Sie Ihrem Aussendienst eine einfache und fehlerfreie Bestellerfassung vor Ort.
Die Aussendienstmitarbeiter haben immer und überall Zugriff auf Kundendaten, Bestellungen, Artikeldaten und können somit kompetent Auskunft geben. Die Bestellerfassung geschieht schnell und intuitiv. Dank digitaler Unterschrift werden Bestellungen noch direkt beim Kunden vor Ort abgeschlossen. Optional erhält der Kunde per Email eine Bestellbestätigung. Die Zustellung der Bestellung an die zentrale Auftragsabwicklung zur weiteren Bearbeitung erfolgt ohne Verzögerung über eine Mobilfunkverbindung.
Unterschiedliche Technologien
Mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet, Laptop, etc.) kombiniert mit Mobilfunk-Technologien ermöglichen heute die bequeme mobile Datenerfassung jederzeit und überall. Auf diese Weise lassen sich die Mitarbeiter auch unterwegs nahtlos in alle Arbeitsabläufe integrieren.
Die mobilen Endgeräte sind je nach Einsatzgebiet mit verschiedenen Funktionen (WWAN, GPS, Kamera, Barcode, NFC, etc.) ausgestattet. Diese ermöglichen die automatische und fehlerfreie mobile Datenerfassung oder die Erfassung von zusätzlichen Informationen (z.B. Standort).
GPS
Global Positioning System (GPS) ist ein globales Navigationssatellitensystem zur Positionsbestimmung und Zeitmessung. Mit GPS können die erfassten Daten mit Positionsangaben kombiniert werden. Weitere durch GPS zur Verfügung stehende Informationen sind z.B. Zeit, Geschwindigkeit, Richtung oder Höhe des Empfängers. Heute haben die meisten mobilen Endgeräte einen GSP Empfänger eingebaut, so dass die GPS Informationen ohne zusätzliche Kosten genutzt werden kann.
Barcode
Schon sehr lange wird der Barcode (zu Deutsch „Strichcode“) als elektronisch lesbare Schrift zur automatischen Datenerfassung eingesetzt. In der Logistik oder im Detailhandel ist der Barcode nicht ehr wegzudenken. Die industriell eingesetzten mobilen Barcodeterminals sind sehr robust und verfügen auch über die unterschiedlichsten Scanmodule.
Heutzutage erfreut sich der zweidimensional QR-Code immer grösserer Beliebtheit. Der Code ist einfach herzustellen und äusserst fehlertolerant. Immer öfter begegnet man den briefmarkenförmigen QR-Codes in Zeitschriften, auf Werbeplakaten etc. da dieser mit einer entsprechenden App von Smartphones gelesen werden kann.
Kamera
Ein Bild sagt manchmal mehr als viele Worte. Mit der in den meisten mobilen Endgeräten eingebauten Kamera lassen sich Sachverhalte einfach dokumentieren.
NFC/RFID/Bluetooth
Near Field Communication (zu Deutsch „Nahfeldkommunikation“, Abkürzung NFC) ist ein internationaler Übertragungsstandard zum kontaktlosen Austausch von Daten per Funktechnik über kurze Strecken. Bislang kommt diese Technik vor allem in Lösungen für Micropayment – bargeldlose Zahlungen kleiner Beträge – zum Einsatz. Ende 2012 wurden in Europa erste NFC-fähige Mobiltelefone vorgestellt.
Die Übertragung erfolgt entweder verbindungslos (mit passiven HF-RFID-Tags) oder verbindungsbehaftet (zwischen gleichwertigen aktiven Transmittern). Die verbindungslose Nutzung ist nach üblicher Definition nicht sicher gegen Attacken von Dritten. Die verbindungsbehaftete Lösung soll für Bezahlvorgänge sicher sein.
Im Unterschied zu passiven RFID-Tags ist das NFC-Verfahren schneller (Energieübertragung), weniger raumzehrend (Antennengröße) und vor allem weniger störend (Feldstärke der Energieübertragung).
NFC ist gegenüber Bluetooth weit im Rückstand. Bluetooth V2.1 ist bei weit über einer Milliarde Mobilgeräten implementiert. Der Bluetooth-Standard hat eine grössere Reichweite (bis 3m), ist aber im Protokollaufbau langsamer und auch energiezehrender als NFC.