Die Rechnung ist einfach: Wenn ein Unternehmen seine personellen Ressourcen nicht optimal ausschöpft, entgehen ihm dadurch Umsätze. In vielen Unternehmen können durch eine Optimierung in der Ressourcenplanung (Kapazitätsplanung) und der Einsatzplanung (Disposition) mehr Stunden verrechnet werden.
Ressourcenplanung oder Einsatzplanung?
Ressourcenplanung und Einsatzplanung sind eng miteinander verbunden und oft werden die Begriffe auch als Synonym verwendet. Es gibt aber einige wichtige Unterschiede, die wir hier zunächst erläutern möchten.
Was ist Ressourcenplanung?
Die Ressourcenplanung gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Unternehmens. Die Ressourcenplanung liefert vorausschauende Aussagen über den mittel- bis langfristige Bedarf an Kapazitäten (Mitarbeiter, Fahrzeuge, Maschinen, Kapital, etc.). Je nach Art der Ressource müssen zusätzliche Kriterien berücksichtigt werden. Für Mitarbeiter sind das zum Beispiel unterschiedliche Arbeitszeiten, Grundlast, Urlaub, krankheitsbedingte Ausfälle oder andere Fehlzeiten. Bei Maschinen und Geräten sind dagegen Kapazitäten und Wartungszeiten zu berücksichtigen, um nur zwei Beispiele zu benennen.
Eine genaue Ressourcenplanung oder Kapazitätsplanung liefert Antworten auf folgende Fragestellungen:
- Verfügen wir über genügend Kapazitäten um die anstehenden Aufträge zu erledigen?
- Bis wann können bestimmte Aufträge oder Projekte frühestens erledigt werden?
- Können bestehende Wartungsverträge erfüllt und SLAs eingehalten werden?
- Verfügen die Mitarbeiter über die erforderlichen Kenntnisse (z.B. Schulungen, Zertifizierung)?
- Stehen in den verschiedenen Regionen/Gebieten genügend Ressourcen zur Verfügung?
Nur wenn die richtige Zahl an Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort zur Verfügung stehen, kann ein maximaler Grad der Auftragserfüllung bei minimalen Kosten erreicht werden. Eine fehlerhafte Ressourcenplanung kann zu hohen Kosten infolge von Überstunden, einer niedrigen Auslastung oder zur Nichteinhaltung von Terminen und Service Level Agreements führen. Eine Fehlkalkulation in der Ressourcenplanung kann schnell zu grossen Problemen führen und auch die beste Einsatzplanung ist dann nicht mehr in der Lage, alle Defizite zu korrigieren.
Was ist Einsatzplanung?
Bei der Einsatzplanung (Disposition) geht es darum, die zur Verfügung gestellten Ressourcen möglichst optimal auf den aktuellen Bedarf (Aufträge, Projekte, Baustellen, Liefertermine, etc.) abzustimmen. Je nach Tätigkeitsgebiet eines Unternehmens beträgt der Planungshorizont bei der Einsatzplanung einige Stunden bis hin zu mehreren Tagen oder Wochen. Aufgrund der Einsatzplanung sollte sofort ersichtlich sein, wo und woran ein Mitarbeiter in welchem Zeitraum arbeitet. Natürlich gehört auch die Planung der Abwesenheiten wie Ferien, Militärdienst oder Krankheit zu einer guten Disposition.
Im laufenden Tagesgeschäft hat die Einsatzplanung (disponierende Stelle) die Aufgabe, alle eingehenden Aufträge zu Priorisieren (z.B. Störung) und den aktuell verfügbaren Mitarbeitern zuzuweisen. Dabei gilt es auch Kundenwünsche zu berücksichtigen (z.B. immer gleicher Techniker) und die Verfügbarkeit von Material und Ersatzteilen sicherzustellen. Daher gehört die Bestellung der Waren oft auch zu den Aufgaben der Disposition.
Die Optimierung der Mitarbeiterauslastung stellt eine grosse Herausforderung dar, weil sehr viele verschiedene Faktoren stimmig unter einen Hut gebracht werden müssen. Bei Konflikten oder Überbelastung muss sofort gehandelt werden. Aufträge können gegebenenfalls verschoben oder zeitlich neu disponiert werden, der Mitarbeiter beziehungsweise die Ressource wird bei Bedarf direkt gewechselt oder durch einen weiteren Mitarbeiter entlastet.
Durch wen und wie oft wird geplant?
Aufgrund der obenstehenden Erläuterung geht hervor, dass eine Ressourcenplanung (Kapazitätsplanung) nicht der gleichen Dynamik unterliegt wie eine Einsatzplanung (Disposition). Eine Ressourcenplanung wird von den Budgetverantwortlichen mindestens einmal pro Jahr im Rahmen des Budgets gemacht. In kürzeren Intervallen (z.B. monatlich) sollte die Ressourcenplanung aktualisiert werden. In der Regel wird die Planung zusätzlich bei Beginn grösserer Projekte gemacht um sicherzustellen, dass Termine eingehalten werden können.
Die Einsatzplanung (Disposition) ist dagegen ein kontinuierlicher Prozess. Hier muss die Planung laufend der aktuellen Situation angepasst werden. Je nach Organisationsform findet die Einsatzplanung an einer zentralen Stelle oder dezentral statt. Bei einer zentralisierten Disposition wird die Zuweisung der Aufträge ausschliesslich durch die Disponenten gemacht. Dabei erhält der Mitarbeiter den zu erledigenden Auftrag und nach Abschluss der Arbeit bekommt er den nächsten Auftrag zugewiesen.
Oft verfügen die Mitarbeiter über mehr Autonomie und können ihre Aufträge teilweise selber planen. In diesem Fall werden die Aufträge zunächst auf die verschiedenen Mitarbeiter verteilt (z.B. anhand von Gebietszuteilung). Der Mitarbeiter kann dann die Reihenfolge der Aufträge dann selber optimieren und Termine mit den Kunden vereinbaren.
Eine weitere Möglichkeit ist auch, dass weniger kritische Aufträge zunächst in einen Auftragspool gegeben werden und dort bei Bedarf von den einzelnen Mitarbeitern übernommen werden können.
Selbstverständlich existieren auch sämtliche Mischformen der oben beschriebenen Strategien. Welche Art der Einsatzplanung für ein Unternehmen geeignet ist, hängt einerseits von dessen Umfeld und dem Tätigkeitfeld ab, andererseits stellt sich auch die Frage wie viel Verantwortung und Kompetenzen die jeweiligen Mitarbeiter übernehmen sollen.
Unterstützung durch Software
Die Bereiche Ressourcenplanung und Einsatzplanung sind für die Unterstützung durch geeignete Softwaretools prädestiniert. Dabei wird Ressourcenplanung im Unternehmen von den gängigen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) meist schon sehr gut abgedeckt. Der Bereich der Einsatzplanung (Disposition) steht aber nicht immer im Fokus der ERP-Systeme und wird oft nur rudimentär abgedeckt. Ein externes Disposystem zeichnet sich diesbezüglich durch die höhere Flexibilität und Geschwindigkeit aus.
Trotz allen Planungsaspekten darf nicht vergessen werden, dass die schnelle und exakte Rückmeldung von den ausführenden Mitarbeitern genauso wichtig ist. Wie wir ja alle wissen, entspricht die Planung leider nicht immer der Wirklichkeit. Was nützt es denn, wenn ein Mitarbeiter seine zugewiesene Arbeit schneller ausführt als geplant, aber die Disposition nichts davon mitbekommt? Bei der schnellen Rückmeldung können mobile Lösungen (Zeiterfassung, Rapportierung, etc.) einen wesentlichen Teil zur Optimierung beitragen. Ein umfassendes Disposystem verfügt daher neben einer Innendienst Anwendung für die Disponenten auch über eine mobile Lösung für die Mitarbeiter unterwegs.
Damit ein Disponent seine Mitarbeiter optimal planen kann benötigt er in der Regel folgende drei Grundfunktionen:
Karte
Die Kartendarstellung verschafft dem Disponenten eine geografische Übersicht über alle Aufträge, die entweder bereits eingeplant sind oder noch fixiert werden müssen. Mit einer solchen Darstellung kann auch die Zukunft abgebildet werden, da auch Aufträge dargestellt werden können, die noch ausstehen. Weiter können mittels GPS Ortung die aktuellen Positionen aller Mitarbeiter auf der Karte abgebildet werden. Dank solcher Hilfsmittel kann ein Disponent sehr schnell denjenigen Techniker finden, der sich in nächster Umgebung eines Auftrags befindet. Dadurch lassen sich Wartezeiten des Kunden und Fahrzeiten der Techniker markant verringern.
Kalender
Sobald die Aufträge geplant (terminiert) worden sind, können sie im Kalender des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt werden. Meist stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung (Tag, Woche, Monat). Der Kalender ersetzt die klassische Plantafel, welche immer noch weit verbreitet ist. Mit Hilfe des Kalenders kann ein Disponent sehr schnell die freien Techniker ermitteln. Terminverschiebungen werden direkt im Kalender mittels drag&drop ausgeführt.
Liste
Die Auftragsliste wird vorwiegend für die Suche und das Controlling verwendet. Über diese Liste können sehr einfach alle Aufträge mit einem bestimmten Status oder alle Aufträge eines Kunden herausgefiltert werden. Neben den ganzheitlichen Lösungen für die Ressourcenplanung oder die Einsatzplanung existiert auch eine Vielzahl von Softwarelösungen, welche sich genau auf einen Aufgabenbereich der Optimierung fokussieren (z.B. Routenplanung, Navigation).
Fazit
Die Anforderungen an eine optimale Ressourcenplanung oder Einsatzplanung können sehr umfangreich sein, aber auch die möglichen Lösungen sind sehr vielfältig. Selbst innerhalb der gleichen Branche können Unternehmen mit unterschiedlichen Strategien erfolgreich sein.
Gerne diskutieren wir mit Ihnen die Vorteile der verschiedenen Strategien und zeigen Ihnen auf in welchen Fällen welcher Lösungsansatz zum Erfolg geführt hat.