Zeit ist eine der wichtigsten Ressource im Unternehmen. Speziell bei Unternehmen deren Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten, ist es oft schwierig den Überblick zu behalten und die Stunden rasch und korrekt weiter zu verrechnen. Eine mobile Arbeitszeiterfassung kann hier zur Optimierung beitragen.
Korrekte Erfassung, Verrechnung und Nachkalkulation
Mit einer mobilen Arbeitszeiterfassung können Ihre Mitarbeitenden mit einem Smartphone oder einem Tablet ihre Arbeitszeiten jederzeit und überall erfassen. Dabei werden die geleisteten Arbeitsstunden direkt auf einen Auftrag, auf ein Projekt oder auf eine Baustelle gebucht. Dadurch wird sichergestellt, dass die Stunden später korrekt abgerechnet werden können.
Unsere mobile Arbeitszeiterfassung unterstützt zwei verschiedene Szenarien der Erfassung. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitsstunden analog zum Stunden- oder Wochenrapport nach Erledigung der Arbeit auf die verschiedenen Aufträge und Kostenstellen buchen. Wird eine minutengenaue Abrechnung benötigt, kann die Arbeitszeit und die Pausen auch wie bei einer herkömmlichen Stempeluhr mittels Start/Stopp Buchungen „gestempelt“ werden.
Alles was die Mitarbeiter erfassen steht im Büro unmittelbar zur Verfügung. Es gibt keine Verzögerungen und eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht nötig. Bei Bedarf können im Büro jedoch noch Korrekturen gemacht werden. Mit einer mobilen Arbeitszeiterfassung haben Sie jederzeit den aktuellen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden und können Rechnungen rasch stellen, den Arbeitsfortschritt kontrollieren oder und Projekte sofort nachkalkulieren.
Mit unserer mobilen Arbeitszeiterfassung können je nach Tätigkeit (z.B. Fahrt, Montage, Regie) auch unterschiedliche Stundenansätze verwendet werden. Ferner können nicht verrechenbare Arbeitszeiten wie Ferien, Militärdienste und andere Abwesenheiten über die mobile Arbeitszeiterfassung eingegeben werden.
Eine mobile Arbeitszeiterfassung bietet hohe Sicherheit, dass die Stunden vom Mitarbeiter korrekt erfasst werden. Entsprechend Ihren betrieblichen oder den gesetzlichen Vorgaben kann die mobile Arbeitszeiterfassung individuelle Arbeitszeitmodelle abbilden. Abhängig vom Mitarbeiter oder von einer Baustelle werden Regeln festgelegt, zu welchen Zeiten Stunden erfasst werden dürfen (sog. Timefence). Stehen den Mitarbeitern Zuschläge gemäss GAV oder Arbeitszeitreglement zu, so können diese Zuschläge (z.B. Nachtarbeit, Arbeit an Feiertagen, etc.) automatisch durch unsere Zeiterfassungssoftware berechnet werden.
Vorteile
- Branchenunabhängige Arbeitszeiterfassung jederzeit und überall
- Jederzeit Überblick über geleistete und noch nicht verbuchte Stunden
- Kontrolle über Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder Arbeitszeit Reglementen (Pausen, etc.)
- Überwachung der Projekte schon während der Laufzeit, Budget- oder Zeitüberschreitungen werden sofort transparent
- Verbesserter Cashflow und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
- Vermeidung von Doppelerfassungen durch elektronische Übermittlung
- Optionale Integration in Ihre Branchen- oder ERP-Software
Arbeitszeiterfassung inklusive Ortung
Die mobile Arbeitszeiterfassung kann zusätzlich mit einer Positionsbestimmung (GPS-Ortung) ausgerüstet werden. Dabei wird zu jeder Buchung die Position gespeichert, an der die Buchung stattgefunden hat. Darüber hinaus kann auch in kurzen Abständen die aktuelle Position aufgezeichnet werden (sog. Tracking). Damit kann dann später die gesamte Strecke des Mitarbeiters auf einer Karte dargestellt werden.
Der Einbezug von ortsbezogenen Daten bei der mobilen Arbeitszeiterfassung bietet eine Vielzahl von neuen Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesssicherheit und für das Controlling. So kann zum Beispiel die aktuelle Position zur Prüfung genutzt werden, dass der Mitarbeiter seine Stunden auf die richtige Baustelle bucht. Der Mitarbeiter darf dann nur auf eine Baustelle buchen, wenn er sich in einem bestimmten Radius befindet. Verlässt der Mitarbeiter die Baustelle wieder, so wird die Zeit automatisch gestoppt (sog. Geofence). Kommt es zu Diskussionen mit den Kunden können die aufgezeichneten Positionen als Nachweis für die erbrachten Leistungen genutzt werden, denn die genaue Ankunfts- oder Abfahrtszeit inklusive Position sind hier ersichtlich. Bei zeitkritischen Aufträgen hilft es, die aktuellen Positionen aller Mitarbeiter zu kennen, so dass derjenige zum Auftrag geschickt wird, der sich gerade am nächsten befindet.
Vorteile für Mitarbeiter
Neben der einfachen Erfassung bietet unsere mobile Arbeitszeiterfassung für Ihre Mitarbeiter noch weitere Vorteile. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten oder Kennzahlen wie die Wochenarbeitszeit oder Plus- und Minusstunden jederzeit einsehen. Dies ist besonders in Unternehmen mit Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit sinnvoll. Der klare Überblick ermöglicht Ihren Mitarbeitern direkte Rückschlüsse auf die eigene Leistung und erhöht die Motivation.
Da die Arbeitszeiterfassung nun jederzeit und überall möglich ist, kann der Mitarbeiter direkt nach Abschluss einer Tätigkeit die entsprechenden Stunden zum Beispiel auf seinem Smartphone erfassen. Weiter kann er seine Spesen eingeben und er sieht sofort ob er Anspruch auf Zulagen hat. Vergessene Einträge oder „aus dem Kopf“ nachgetragene Stunden gehören somit der Vergangenheit an und es geht nichts verloren.