Die Zeit der Rapporte und Formulare in Papierform ist endgültig vorbei. Smartphones oder Tablets ermöglichen heute eine einfache und rasche Datenerfassung. Dank Mobilfunkübermittlung kann die Weiterverarbeitung der Informationen unmittelbar und ohne fehlerbehaftete Medienbrüche erfolgen.
Mobile Datenerfassung
Zuverlässige Daten sind unverzichtbare Grundlagen für die meisten Geschäftsprozesse. Damit Forderungen nach reibungslosen Arbeitsabläufen und weniger Papier erfüllt werden können, bietet der Einsatz von elektronischen Rapporten und interaktiven Formularen wertvolle Unterstützung.
Ein weiterer Trend ist, dass Mitarbeiter immer mobiler werden. Längst müssen Daten nicht mehr nur am Arbeitsplatz, sondern auch unterwegs (beim Kunden, auf der Baustelle, etc.) aufgenommen werden. Mittlerweile starten über 50 % aller Geschäftsprozesse auf einem mobilen Endgerät. Tendenz rasant steigend!
Mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet, Laptop, etc.) kombiniert mit Mobilfunk-Technologien gestatten die bequeme mobile Datenerfassung jederzeit und überall. Auf diese Weise lassen sich die Mitarbeiter auch unterwegs nahtlos in alle Arbeitsabläufe integrieren. Die mobile Datenerfassung ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung von elektronischen Rapporten und interaktiven Formularen bei gleichzeitiger Integration mit einem übergelagerten System (z.B. ERP, CRM, Zeiterfassung, etc.). Dadurch lässt sich die Administration im Unternehmen deutlich reduzieren und die Geschäftsprozesse werden beschleunigt. Anstatt handschriftliche Notizen zu machen, können die Daten direkt vor Ort elektronisch erfasst werden. Diese Einmalerfassung steigert die Effizienz und verbessert die Qualität. In der Administration stehen die übermittelten Daten sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Interaktive, intelligente Formulare
Die Anforderungen an die Interaktion zwischen Unternehmen und Kunden wachsen stetig. Intelligente, interaktive Formulare können dabei helfen, diese geschäftskritischen Kommunikationsprozesse zu optimieren: Sie vereinen die wichtigsten Merkmale von Papierdokumenten, u. a. die Vertrautheit und einfache Bedienung, mit leistungsstarken logischen Funktionen z. B. für Datenschutz, Berechnungen, Fehlerprüfung oder Datenvalidierung.
Gesetze, Sicherheitsvorschriften oder Service Level Vereinbarungen verlangen von vielen Unternehmen eine systematische und nachweisbare Erfassung und Überprüfung von Aufgaben, Objekt-Zuständen und vereinbarten Dienstleistungsergebnissen. Mit unseren mobilen Lösungen sind Sie in der Lage, sämtliche papierbehaftete Checklisten, Formulare oder Protokolle elektronisch zu erfassen und zu verwalten. Service Level Überprüfungen, Zustandskontrollen, Bestandserfassungen und vieles mehr werden dort, wo Sie anfallen, bequem mit einem mobilen Gerät bearbeitet und können per Knopfdruck unmittelbar nach Abschluss dokumentiert und ausgewertet werden.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierformularen beinhalten interaktive Formulare Funktionen, welche das Ausfüllen vereinfachen, wie z.B. automatische Berechnungen oder Auswahlfelder. Für die Abarbeitung der Formulare kann eine fixe Reihenfolge vorgegeben werden. Damit wird sichergestellt, dass nichts vergessen geht. Bereits vorhandene Daten, wie z. B. Kunden- oder Objektdaten werden von der Software direkt eingefügt oder Maschinendaten automatisch ausgelesen. Dadurch vermeiden Sie zeitaufwändige Mehrfacherfassungen und erhöhen die Qualität Ihrer Daten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass mit unseren Lösungen automatisch immer die aktuellste Version eines Formulars verwendet wird. Herkömmliche, papiergebundene Formulare sind oft schnell veraltet und es befinden sich teilweise unterschiedliche Versionen im Umlauf.
Elektronische Rapporte
Arbeitsrapporte, Stundenrapporte, Regierapporte, Tagesrapporte, Wochenrapporte – Mitarbeiter generieren heutzutage stapelweise Papier. Das Rapportwesen mit Kontrolle, Nacherfassung und Verwaltung dieser Rapporte nimmt sehr viel Zeit in Anspruch.
Haben Sie sich schon einmal ausgerechnet, wie viel Aufwand Sie haben, um die Rapporte Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten? Und haben Sie sich dabei den Kosten-Nutzenfaktor vor Augen geführt? Sicher haben Sie festgestellt, dass der Aufwand in keiner Relation zum Nutzen steht.
Mit elektronischen Rapporten erfassen Ihre Mitarbeiter Arbeitsstunden, Materialverbrauch, Spesen sowie die Unterschrift des Kunden mit mobilen Geräten (Smartphone, Tablet, Laptop). Der Rapport wird direkt vor Ort fertiggestellt und kann dem Kunden auf Wunsch via E-mail oder als PDF zugestellt werden. Optional können auch Formulare erfasst werden und zu Dokumentationszwecken ist es selbstverständlich möglich, dem elektronischen Rapport Fotos anzufügen.
Unsere mobilen Lösungen für die Rapportierung gestatten mit übersichtlichen Benutzeroberflächen die rasche, einfache Erfassung der elektronischen Rapporte. Durch die Integration der Lösung in bestehende Systeme stehen die Rapporte unmittelbar für die Weiterverarbeitung zur Verfügung. Bei Nachfragen von Kunden haben Sie dank der elektronisch archivierten Rapporte alle Informationen sofort zur Hand, denn die Rapporte lassen sich einfach wiederfinden und abrufen. Das spart manche Besprechung oder interne Rückfragen.